Module assignations des licences

Activer l’assignation manuelle de nouvelles licences

Il se peut que cette option soit activée ou non selon l'année de laquelle un milieu a été branché. Nous recommandons d'activer cette option, car elle permet de mettre de côté  toutes les licences achetées dans le module « Assignation des licences ». L’administrateur gère ainsi la destination de toutes les licences soit :

• en les versant au catalogue ;

• en les assignant à des enseignants.

Voici comment activer cette option :  

1. À partir du tableau de bord, accéder au module « Catalogue ».

2. Cliquer sur « Collection locale ».

3. Cliquer sur le bouton « Modifier le catalogue ». 

4. Cocher « Assigner manuellement les nouvelles licences avec aucune restriction de marché ».

5. Cliquer sur le bouton « Sauvegarder ». 

Assigner des licences à des enseignants

1. À partir du tableau de bord, accéder au module « Assignation des licences ».

2. Repérer et sélectionner la commande pour laquelle les assignations doivent être faites.

3. Les titres présents dans la commande s’affichent.

4. Repérer un titre dans la liste ou saisir le titre dans la boîte de recherche.

5.  Cocher le titre à assigner.

6. Cliquer sur le bouton « Assigner à… »

7. Repérer l’enseignant auquel la licence doit être assignée en saisissant son nom dans la boîte de recherche. Au besoin, utiliser le menu déroulant pour repérer l’école de l’enseignant.

8. Sélectionner l’enseignant souhaité et cliquer sur le bouton « Assigner ».

9. La licence est assignée et n’apparaît plus dans le module « Assignation des licences ». Elle se trouve dans la section « Assignation des licences » de l’enseignant. 

Supprimer une assignation de licence pour un enseignant

La récupération d’une licence est possible seulement si :

• la licence n’a pas été versée au catalogue ;

1. À partir du tableau de bord, accéder au module « Assignation des licences ».

2. Repérer et sélectionner la commande pour laquelle l’assignation doit être supprimée.

3. Dans le menu déroulant du haut, sélectionner « Licences assignées seulement ».

4. Cliquer sur le bouton « Rechercher ».

5. Repérer et sélectionner l’assignation à supprimer.

6. Choisir l’une des options suivantes dans le menu qui s’affiche :

• Pour assigner la licence à un autre enseignant, cliquer sur « Assigner de nouveau ».

• Pour retourner la licence dans le module « Assignation des licences », cliquer sur « Retirer l’assignation ».

• Pour rendre la licence disponible pour tous, cliquer sur « Retourner au catalogue ».

Ajouter des licences au catalogue

1. À partir du tableau de bord, accéder au module « Assignation des licences ».

2. Repérer et sélectionner la commande pour laquelle les assignations doivent être faites.

3. Les titres présents dans la commande s’affichent.

4. Repérer un ou des titres dans la liste ou saisir un titre dans la boîte de recherche.

5. Sélectionner un ou des titres.

6. Cliquer sur le bouton « Retourner au catalogue »

7. Confirmer l’opération en cliquant sur le bouton « OK ».

Les licences assignées et la maintenance annuelle

Une opération de maintenance est fait annuellement vers la fin août. Cela entraîne une interruption de service de quelques jours. 

La maintenance est nécessaire pour intégrer les nouveaux titres de la collection partagée et pour mettre à jour les groupes scolaires. Pour les milieux sans portail scolaire seulement, les groupes sont supprimés et les milieux doivent réimporter tous leurs groupes.

Cette maintenance affecte également les assignations de lecture :   

1. Pour les administrateurs : les licences non assignées du module « Assignation » ne sont pas affectées ; 

2. pour les élèves : les assignations sont supprimées de la section « Je dois lire » ;

3. pour les enseignants : les assignations et les groupes de l'année en cours sont supprimés de la section « Lectures au programme ».

Si un enseignant avait une licence dans sa section Assignation des licences :

• la licence restera dans la section Assignation des licences de l'enseignant si elle n'avait pas été assignée à un groupe;

• les exemplaires restants seront retournés dans le module Assignation du tableau de bord d'administration si la licence avait été assignée à un groupe.